Российская Федерация

Республика Бурятия

Муйский район

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ «СЕВЕРОМУЙСКОЕ»

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 170

«07» декабря 2012 г.

 

 

Об утверждении Административного регламента «Оформление архивных справок»

Во исполнение Федерального закона от 27.07.2010г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Постановления Правительства Российской Федерации от 16.05.2011г. №373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг», в соответствии с постановлением Администрации МО ГП «Северомуйское» от 10.02.2012г. № 4 «Об утверждении плана мероприятий АдминистрацииМО ГП «Северомуйское» по обеспечению перехода на межведомственное и межуровневоевзаимодействие при предоставлении муниципальных услуг», Экспертного заключения на Постановление Администрации МО ГП «Северомуйское» от 05.04.2012 года «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Оформление архивных справок»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Административный регламент «Оформление архивных справок» согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Руководителю МКУ «Содружество» принять необходимые меры для выполнения требований Административного регламента «Оформление архивных справок».
3. Обнародовать настоящее Постановление и Административный регламент «Оформление архивных справок» на сайте Администрации МО ГП «Северомуйское».
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления оставляю за собой.

Глава МО ГП «Северомуйское»                                                              В.В. Рудич

Приложение к

Постановлению Администрации

МО ГП «Северомуйское»

От 07 декабря 2012 года № 170

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

                               «ОФОРМЛЕНИЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК»

1. 1.ОБЩИЕ   ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящий Административный регламент «Оформление архивных справок» устанавливает порядок предоставления юридическим и физическим лицам архивных справок.

1. 2. СТАНДАРТЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

1.1. Наименование муниципальной услуги

Настоящий регламент устанавливает порядок предоставления муниципальной услуги по оформлению архивных справок (тематических, социального правового, имущественного, биографического и генеалогического характера) по заявлениям и запросам юридических и физических лиц (далее – муниципальная услуга).

1.2. Наименование структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу

1. Уполномоченным органом по предоставлению муниципальной услуги и принятию решения является Администрация муниципального образования городского поселения «Северомуйское» (далее- Администрация).                                  
2. Исполнителем муниципальной услуги являются секретарь-делопроизводитель, бухгалтер(далее – Исполнитель).

1.3. Исполнительные органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги

При предоставлении муниципальной услуги Архив осуществляет взаимодействие с государственными и муниципальными архивами, органами местного самоуправления и организациями при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

В процессе предоставления муниципальной услуги заявитель не взаимодействует с иными органами и организациями.

1.4. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги

1. Предоставление муниципальной услуги либо отказ в предоставлении услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:

–       Конституция Российской Федерации;

–       Конституция Республики Бурятия;

–       Федеральный закон от 22.05.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

–       Закон Республики Бурятия от 23.11.2006 г. № 1805-Ш «Об архивном деле в Республике Бурятия»;

–       Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

–       Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

–       Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007 г.; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., регистрационный №9059)

–       Федеральный закон от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления»;

–       Устав муниципального образования городское поселение «Северомуйское».

1.5. Результаты предоставления муниципальной услуги

1. Результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка.

1.6. Получатель муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги выступают:

–       физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства);

–       юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации всех форм собственности).

Предоставление муниципальной услуги осуществляется безвозмездно.

1.7   Информирование о правилах исполнения муниципальнойуслуги Перечень документов, предоставляемых Получателем

Предоставление услуги осуществляется на основании Заявления по установленной форме (Приложение №1).

1.8 Место нахождения, график работы Исполнителя муниципальнойуслуги, контактные телефоны, адреса официального сайта и электронной почты

1. Почтовый адрес: Ленина ул., д. 6 «а», п. Северомуйск, Муйский район, Республика Бурятия, 671576, www.severomuysk.ru
2. Место нахождения: Здание Администрации, приемная
3. График работы:

Приемные дни: понедельник – четверг          8.30 – 17.30

пятница                                  8.30 – 13.30

Обед:                                     12.30 – 13.30

Выходной:             суббота, воскресенье.

1. Контактный телефон:

(30132) 61-001; факс (30132) 61-001

1.9 Порядок получения консультаций о предоставлении муниципальной услуги

Консультации и информация о порядке, процедуре исполнения муниципальной услуги предоставляется:

• по телефону;
• по письменному обращению;
• при личном обращении.

При ответах на телефонные звонки сотрудники Архива подробно информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

По письменным обращениям граждан ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

Время прохождения отдельных административных процедур составляет:

–       регистрация поступивших запросов и анализ тематики запросов – 1 день;

–       поиск информации, необходимой для исполнения запроса и подготовка ответа, – 25 дней;

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в муниципальном архиве документов, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий архив или организацию, где хранятся необходимые документы, с извещением заявителю.

Продолжительность приема граждан, обратившихся лично к специалистам Архива с письменным заявлением о предоставлении архивной информации, не должна превышать 30 минут.

Запросы, поступившие в Архив, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 дней с момента регистрации возвращаются гражданам или в организации, их направившие, с указанием требуемых данных:

–       В случае, если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

–       В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

1.10 Требования к порядку выполнения административных процедур, в том числе, выполнение административных процедур в электронной форме

1. Информацию о предоставлении муниципальной услуги можно получить:

• непосредственно у Исполнителя муниципальной услуги;
• с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;
• посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общегопользования (в том числе в сети Интернет).

2 . На информационных стендах Администрации размещаетсяследующаяинформация:

• извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащихнормы, регулирующие деятельность по оказанию услуги;
• текст административного регламента с приложениями (блок-схема);
• перечни документов, необходимых для предоставления услуги, и требования,

предъявляемые к этим документам;

• образцы оформления документов, необходимые для предоставления услуги, и

требования к ним;

• месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтови электронной почты органов, в которых заявители могут получить документы,необходимые для предоставления муниципальной услуги;
• график приема;
• основания для отказа в предоставлении услуги.

1.11 Размер платы за предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

1.12 Общий срок предоставления муниципальной услуги

Сроки предоставления муниципальной услуги:

1. Запросы, поступившие в сектор архива, исполняются в течение 30 рабочих дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок исполнения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 рабочих дней.

2. Запросы, не относящиеся к составу документов, хранящихся в муниципальном архиве, в течение 5 рабочих дней с момента их регистрации направляются в организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, либо заявителю даются соответствующие рекомендации.

3. Депутатские запросы, запросы федеральных и областных органов власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, правоохранительных органов рассматриваются в день поступления и исполняются в предусмотренные законодательством сроки.

1.13 Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги – 30 минут.

1.14 Исчерпывающий перечень документов для предоставления муниципальной услуги. Перечень оснований для приостановления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (анкета-заявление) в адрес Архива, который должен содержать сведения, необходимые для исполнения запроса (приложение №1):

–       наименование организации, которой они адресованы;

–       фамилия, имя, отчество заявителя, в том числе фамилия во время работы в запрашиваемом учреждении;

–       полная дата рождения заявителя;

–       адрес места жительства;

–       дата подачи заявления, подпись заявителя, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса;

–       об образовании – название учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

–       о стаже работы – название, ведомственная подчиненность организации, время работы с указанием номеров и дат приказов на прием и увольнение, должность;

–       о заработной плате – название организации, должность, период работы, а также годы, за какие необходима справка.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

1.15 Запрет требования документов, не указанных в пункте 1.14.

Не допускается требовать документы от Заявителя при предоставлении муниципальной услуги, не указанных в перечне необходимых документов в пункте 1.14 настоящего Административного регламента.

1.16 Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов.

Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

–       установление факта, о многократном обращении гражданина (более 3 раз) по одному запросу и о получении исчерпывающих письменных ответов (за исключением случаев, когда в обращении приводятся новые доводы, факты или обстоятельства).

–       ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть получен заявителем без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

–       наличие обращения заявителя (заявления) о приостановлении или об отказе в получении муниципальной услуги.

1.17 Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

1. если сведения содержат охраняемую законом государственную или иную тайну;
2. если Заявитель подал запрос в нечитаемой форме;
3. если в запросе содержатся оскорбления или угрозы жизни и здоровью работников Администрации МО ГП «Северомуйское» и другим гражданам.

Уведомление о невозможности рассмотрения заявления направляется заявителю в трехдневный срок со дня получения обращения.

1.18 Требования к меступредоставления муниципальной услуги и к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга. Требования к месту для информирования

Место для информирования, предназначенное для ознакомления Получателя синформационными материалами, оборудуется:

– информационными стендами;

– стульями и столами для возможности оформления документов.

1.19 Требования к месту для ожидания

Места для ожидания в очереди на получение документов должны соответствовать комфортным условиям для Получателя. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для размещения в здании.

1.20 Требования к месту приема Получателя

Вход в кабинет Исполнителя оформляется информационной табличкой с указанием:

– номера кабинета;

– фамилии, имени, отчества и должности Исполнителя;

– графика работы.

Рабочее место Исполнителядолжно быть оборудовано персональнымкомпьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных,печатающим и сканирующим устройствам.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о Получателе, Исполнителем одновременно ведется прием только одного Получателя. Одновременное консультирование и (или) прием двух и более Получателей не допускается.

1.21 Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата их предоставления.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата их предоставления – не более тридцати минут.

1.22 Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

Показателями доступности и качества муниципальных услуг являются: выполнение всех требований настоящего Административного регламента в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, соблюдение сроков выполнения запросов, четкое и правильное решение поставленных вопросов, отсутствие жалоб и исковых заявлений в суды заявителями по данному поводу.

Показателями доступности и качества муниципальной услуги характеризуется количество взаимодействий Заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и соблюдение продолжительности административной процедуры при предоставлении данной муниципальной услуги.

Показателями качества муниципальной услуги характеризуется общедоступность и возможность доступа муниципальной услуги к информационно-коммуникационным технологиям, получения информации в электронном виде.

.

3. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР

   3.1.Последовательность предоставления административных процедур, требования к порядку их выполнения.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры (приложение №2- блок-схема):

– регистрация запросов (заявлений);

– анализ тематики запросов (заявлений);

– направление запросов (заявлений) на исполнение в организации по принадлежности;

– подготовка, направление и выдача ответов заявителям (приложение №2).

     3.2.Основания для начала выполнения административных процедур. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя (доверенного лица) в администрацию с письменным запросом о предоставлении архивной информации.

Поступившие запросы (заявления) регистрируются специалистом, ответственным за прием и регистрацию, в течение одного дня с момента поступления запроса (заявления).

     3.3. Основания для анализа запросов.

Основанием для анализа тематики поступивших запросов является поступление зарегистрированного обращения. При этом определяется:

– степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

– место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

– адрес архива или конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

Общий максимальный срок анализа тематики поступивших запросов – 1 день.

Процедура заканчивается подведением итогов анализа.

3.4.Основания для направления запросов в архивы и другие организации.

Основанием для направления запросов на исполнение в архивы или иные организации по принадлежности является подведение итогов анализа.

По итогам анализа тематики поступивших запросов специалист в течение 5 дней направляет их со своим официальным письмом по принадлежности.

3.5.Особенности выполнения административных процедур в электронной форме.

Архивные справки, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются секретарем-делопроизводителем администрации по почте заказными письмами непосредственно в адрес заявителя.

В случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в Архив, архивная справка выдается ему под роспись при предъявлении паспорта; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки расписывается в книге регистрации исполненных запросов.

Процедура заканчивается выдачей или отправлением заказным письмом архивной справки, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

Особенности выполнения административных процедур в электронной форме характеризуются тем, что запросы Заявителей направляются в Администрацию МО ГП «Северомуйское» в электронном виде с указанием адреса электронной почты, фамилии, имени, отчества Заявителя, запроса. На вышеуказанные запросы в электронной форме производятся ответы в установленном порядке.

 

4. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕМ

МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

 

4.1. Порядок текущего контроля

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий Исполнителя по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется заместителем руководителя администрации путем проведения проверок, соблюдения и исполнения положений настоящего административного регламента и иных нормативных актов. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается заместителем руководителя администрации.

4.2. Осуществление проверок полноты и качества предоставления услуги, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги

Получатель имеет право на обжалование действий или бездействия Исполнителя муниципальной услуги в досудебном и судебном порядке.

Основанием для обжалования действий или бездействия может являться:

• Неправомерный отказ в принятии заявления;
• Нарушение сроков и порядка рассмотрения заявления, пакета документов;
• Неисполнение либо ненадлежащее исполнение муниципальной услуги;

Сроки и порядок рассмотрения письменных или устных обращений граждан регламентируется Федеральным Законом от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Законом Республики Бурятия от 02 июля 2007 года № 2352-III «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Республике Бурятия».

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

и действий (бездействия) органа, предоставляющего

муниципальную услугу, а также должностных лиц или

муниципальных служащих

5.1. Досудебное обжалование.

1. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) Исполнителем в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.

2. Получатель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги:

• Исполнителя – главе – руководителю администрации МО ГП «Северомуйское».

3. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление письменного обращения с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента (далее – жалоба).

В жалобе указываются:

• фамилия, имя, отчество Получателя;
• полное наименование юридического лица (в случае обращения организации);
• почтовый адрес, контактный телефон;
• предмет жалобы;
• личная подпись Получателя, с расшифровкой подписи.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об устранении обстоятельств, послуживших основанием предъявления жалобы.

4. Получателю направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением.

5. Письменные жалобы не рассматриваются в следующих случаях:

• в жалобе не указаны фамилия Получателя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
• в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;
• текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается Получателю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

6. В рассмотрении жалобы может быть отказано в случаях:

• рассмотрения данной жалобы судом или арбитражный судом, либо наличия решения суда или арбитражного суда;
• жалобы Получателя по тому же предмету или основанию, которые ранее уже рассматривались и по которым было вынесено решение в установленном порядке.

7. Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимается в течение 15 календарных дней со дня ее регистрации.

Все обращения об обжаловании действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента, регистрируется секретарем-делопроизводителем администрации.

8. При обращении Получателя с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения Исполнителя, срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 календарных дней с момента обращения.

В случае если по обращению требуется провести экспертизу, проверку или обследование, срок рассмотрения жалобы может быть продлен, но не более 30 календарных дней. О продлении срока рассмотрения жалобы Получатель уведомляется письменно с указанием причин продления.

5.2. Обжалование в судебном порядке

Получатель имеет право обжаловать в судебном порядке действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействия), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения муниципальной услуги

Исполнитель муниципальной услугинесет персональную ответственность за законность, соблюдение сроков и порядка оформления итогового документа. Персональная ответственность закрепляется в должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

 

 

 

Приложение № 1

к Административному регламенту

Анкета-заявление

для оформления архивной справки по документальным материалам

архива муниципального образования «Муйский район»

1. Фамилия (в настоящее время)_______________________________________

2. Фамилия (во время работы в запрашиваемом

учреждении)____________________________________________________________________________

3. Имя _______________Отчество __________________Дата рождения________

__________________________________________________

4. Куда и для какой цели запрашивается справка_________________________

5. Домашний адрес__________________________________________________

___________________________________________________________________

О чем запрашивается справка: точное название места работы, учебы, службы (учреждение, учебное заведение и др.)	Начало работы (год, месяц, число)	Конец работы (год, месяц, число)	Должность, звание

Подпись заявителя________________

Вх. № _______________

 

«___»__________20     г.

 

Приложение № 2

к Административному регламенту

Блок- схема

Запрос на оказание муниципальной услуги.

Прием и регистрация запроса. Проверка предоставленных документов. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса.

Передача запроса ответственному исполнителю.

Исполнение архивных справок, архивных выписок или архивных копий.

                                                                            

Отметка об исполнении запроса (регистрация)

                                                                            

Выдача архивной справки, архивной выписки или архивной копии заявителю.

Предоставление муниципальной услуги завершено